[여백의 미] 직장인을 위한 내 문서 정리

안녕하세요?

 

뜻밖의 행운입니다.

 

대부분의 경우 직장 건물 내에서 일을 하는 분이라면 컴퓨터를 가지고 일을 하실 겁니다.

 

그런데 컴퓨터를 가지고 일을 할 때 발생할 수 있는 문제가 있습니다.
분명히 문서를 다운받아서 저장하고, 그 문서를 폴더로 옮겼는데 어느 폴더인지 기억이 나지 않습니다.

 

저장한 문서 이름이라도 기억을 하면 찾기 기능을 통해 그 위치를 확인하면 되지만,
저장한 문서 이름이 기억나지 않는다면 컴퓨터 내의 문서함을 다 열어보아야 합니다.

 

이 문서함에 있는지~
저 문서함에 있는지~
문서함이 몇 개 되지 않는다면 그나마 금방 찾을 수 있겠지만,
생성해놓은 문서함이 많다면 찾는데 시간이 걸릴 수 있습니다.

 

그래서 필요한 것이 컴퓨터 내의 문서함을 카테고리식으로 생성하여 정리를 하는 것입니다.

 

오늘은 직장인을 위한 내 문서 정리 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

 

 

직장인을 위한 내 문서 정리 1. 대분류 문서함을 생성하세요.

 

내 문서함을 구분하기 쉽도록 정리하기 위해서는 가장 먼저 문서함을 대분류로 생성하는 것이 좋습니다.

 

이를 수행하기 위해서는,
1. 본인이 가지고 있는 문서들의 종류를 대분류로 구분해 봅니다.
2. 그 종류에 맞춰 카테고리식으로 문서함을 생성합니다.

 

본인이 가지고 있는 문서들의 종류를 대분류로 구분한다는 것은
문서 종류를 세세하게 구분하는 것이 아니라 범위가 큰 개념으로 구분을 한다는 것입니다.

 

예를들어, 조직도, 인원리스트, 장부, 문구류 신청서 문서가 있다고 가정을 합니다.

 

이 때, 이 문서들을 세세하게 구분하고 그에 맞춰 문서함을 조직도, 인원리스트, 장부, 문구류 신청서로 생성하는 것이 아니라,
장부, 인원리스트, 문구류 신청서를 하나로 구분하고, 장부를 하나로 구분을 합니다.
그리고 “기타” 와 “장부” 이런식으로 문서함을 생성합니다.

 

 

 

처음부터 문서함 종류를 세세하게 구분하면 끝이 없기 때문에 우선은 대분류로 생성을 하고,
그 이후에 대분류함 안에 소분류함을 생성하는 것이 좋습니다.

 

본인이 가지고 있는 문서들의 종류를 구분하는 것~
대분류로 이름을 붙여 문서함을 생성하는 것~
이 모두 본인이 구분하기 쉽게 문서 종류를 구분하고, 이름을 붙여 문서함을 생성합니다.

 

대분류 문서함 생성을 끝냈다면, 문서들을 해당하는 문서함으로 이동을 시킵니다.

 

여기까지 작업이 끝나셨나요?
그러면 그 이후 작업은 바로 아래에서 이야기 하도록 하겠습니다.

 

직장인을 위한 내 문서 정리 2. 소분류 문서함을 생성하세요.

 

위에서 대분류 문서함 생성과 문서 이동을 모두 끝냈다면,
이제는 대분류 문서함 안에 소분류 문서함을 생성하는 것이 좋습니다.

 

대분류 문서함 안으로 이동된 문서가 많다면 거기 안에서 또 찾고자 하는 문서를 찾는 것도 일이 될 수 있습니다.
그렇기 때문에 대분류 문서함 안에서도 카테고리식으로 소분류 문서함을 생성합니다.

 

소분류 문서함을 생성하는 방법은 대분류 문서함을 생성하는 방법과 비슷합니다.
1. 본인이 가지고 있는 문서들의 종류를 소분류로 구분해 봅니다.
2. 그 종류에 맞춰 카테고리식으로 문서함을 생성합니다.

 

예를들어, 2014년 2월 장부, 2014년 3월 장부, 2015년 1월 장부가 있다고 가정을 합니다.

 

이 문서들은 모두 “장부” 대분류 문서함에 있습니다.
그렇다면 “2014년” 과 “2015년” 이런식으로 소분류 문서함을 생성합니다.

 

정리를 해보면, “장부” 문서함 안에 “2014년” 과 “2015년” 문서함이 있는 것입니다.

이렇게 소분류 문서함을 생성하고 난 후에 문서들을 해당하는 문서함으로 이동을 시킵니다.

 

그러면 추후에 문서를 찾기에 훨씬 수월함을 느끼실 수 있을 것입니다.

 

오늘은 내 문서함을 정리하는 방법에 대해 알아보았습니다.
직장인분들 뿐만 아니라, 컴퓨터를 사용하시는 모든 분들께 도움이 될 만한 정보일 수 있으니 참고하시길 바랍니다.